Wie Wortwahl, Tonalität und Haltung den Weg zum Entscheider ebnen

In der Telefonakquise sind es selten die großen Strategien, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Oft sind es winzige Stellschrauben – ein einzelnes Wort, ein bestimmter Tonfall, die eigene Haltung am Hörer. Ein Praxisbeispiel aus unserer Agentur verdeutlicht das: die Frage, wie man an der Zentrale nach dem gewünschten Gesprächspartner fragt.

Viele greifen automatisch zur Floskel: „Ich hätte gerne den Herrn Sowieso gesprochen.“ Höflich, korrekt – und doch schafft diese Formulierung Distanz. Sie signalisiert: „Ich komme von außen.“ Die Folge: In 4,8 von 10 Fällen ertönt das altbekannte „Worum geht’s denn?“ – und nur 4,2 von 10 Anrufen werden direkt durchgestellt.

Anders klingt es, wenn man sagt: „Verbinden Sie mich bitte mit Rüdiger Sowieso.“ Schon der Wegfall des „Herrn“ wirkt wie ein Türöffner. Plötzlich klingt es vertrauter, fast so, als gehöre man schon ins Umfeld des Gesprächspartners. Das Ergebnis ist eindeutig: 5,6 von 10 Anrufen wurden direkt weitergeleitet, und nur in 2 von 10 Fällen kam die Rückfrage.

Doch entscheidend ist nicht nur das Was, sondern vor allem das Wie. Wer den Satz im Befehlston hinwirft, erreicht das Gegenteil: Ablehnung. Erfolgreich ist die Kombination aus Freundlichkeit und Bestimmtheit. Die Stimme darf ruhig ein Lächeln transportieren, gleichzeitig sollte sie klar machen: „Ich weiß genau, mit wem ich sprechen will.“

Hier kommt die innere Haltung ins Spiel. Wer selbst unsicher ist oder schon im Vorfeld mit Ablehnung rechnet, klingt auch so. Wer hingegen davon ausgeht, dass er ein wertvolles Gespräch führt, strahlt diese Überzeugung automatisch aus. Körpersprache und Stimmlage sind dabei untrennbar verbunden – selbst am Telefon. Ein aufrechter Sitz, ein bewusster Atemzug, ein fester Tonfall: all das spürt die Zentrale am anderen Ende, ohne dass sie es bewusst wahrnimmt.

Praktisch bedeutet das: Schon bevor man wählt, sollte man sich in die richtige Verfassung bringen. Viele erfolgreiche Verkäufer stehen beim Telefonieren, weil die Stimme dann kräftiger und klarer klingt. Andere nutzen kleine Rituale, um in die richtige Energie zu kommen – sei es ein Glas Wasser, eine kurze Dehnübung oder ein bewusstes Lächeln vor dem ersten Klingeln. Klingt banal, wirkt aber.

Man darf nicht vergessen: In der Zentrale sitzen meist erfahrene Profis, die täglich unzählige Anrufe entgegennehmen. Sie hören sofort, ob jemand souverän und überzeugend klingt – oder ob er unsicher wirkt und nur eine „Nummer“ abarbeitet. Genau hier entscheidet sich, ob man in die nächste Runde kommt.

4 Praxistipps für die nächsten Anrufe

1. Lächeln beim Sprechen: Es verändert die Stimme sofort und macht sie wärmer.

2. Selbstbewusste Wortwahl: „Verbinden Sie mich bitte mit Rüdiger Sowieso“ wirkt vertrauter und souveräner.

3. Klare Haltung einnehmen: Aufrecht sitzen oder stehen, bewusst atmen – die Stimme wird tragfähiger.

4. Mindset prüfen: Mit der inneren Überzeugung telefonieren, dass das eigene Anliegen wertvoll ist.

Fazit: Wortwahl ist ein Schlüssel. Aber erst im Zusammenspiel mit Tonalität, Mindset und Körpersprache wird daraus ein echter Türöffner. Wer diese Details meistert, scheitert nicht mehr an der Zentrale – sondern gewinnt die entscheidenden Sekunden, um beim richtigen Ansprechpartner zu landen.

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Holger Steitz ist Trainer, Berater, Coach und Autor für Vertrieb und Kundengewinnung, Modern-Selling, Führung und Verhandlungstechniken im B2B-Umfeld. Er trainiert und coacht Mitarbeiter im Vertrieb und Führungskräfte und unterstützt mit seinem Team B2B-Unternehmen bei der Entwicklung und Optimierung von Vertriebsstrategien und bei der Umsetzung von Konzepten zur Neukundengewinnung, durch aktive Vertriebsunterstützung, für erklärungsbedürftige Produkte und Dienstleistungen.

Als Autor von mehreren Fachbüchern über den B2B-Vertrieb und die Arbeit als Vertriebsmitarbeiter sowie verschiedene Beiträge in Social-Media und Fachportalen, liefert er immer wieder hilfreiche Impulse für die Praxis.

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